Excel có vai trò hết sức quan trọng đối với dân văn phòng nói chung và dân Kế toán nói riêng. Sau đây là một vài kỹ năng Excel cho dân làm báo cáo dùng lúc cần tới!

Trong bài viết này Kế toán tin học Đức Minh xin đưa ra cách thức tạo báo cáo tự động trongWord từ bảng số liệu Excel và bí quyết trích xuất nội dung excel sang dạng hình ảnh lúc cần thiết.




1. Tạo báo cáo tự động trên Word với những số liệu từ Excel



Các công việc liên quan đến số liệu có lẽ thường xuyên phải làm các loại báo cáo, đặc biệt là dân kế toán. Có lúc sếp có những đề nghị “khó khăn” khác nhau bắt buộc bạn phải hoàn thành. Với những con số, số liệu thường xuyên thay đổi mỗi ngày mà sếp lại yêu cầu báo cáo, cập nhật trên Word và Powerpoint thì bạn sẽ khá bối rối. Vì rất dễ dàng mắc sai lầm nếu bạn sao chép ko đúng vùng dữ liệu hay chỉ cần 1 thao tác nhầm là bạn có thể biến nó thành số liệu sai hoàn toàn.
Sau đây Viện đào tạo kế toán và tin học Đức Minh sẽ đưa ra mẹo để bạn có thể biến các số liệu trên Word sẽ tự động cập nhật theo Excel.



Bước 1: Bạn mở trang tính mà mình muốn cập nhật, chọn đúng ô hay vùng dữ liệu mà bạn muốn tự động đổi thay trongWord.

Bước hai: Tiếp theo bạn mở báo cáo trên Word hoặc Powerpoint ra. Tại các ô đựng giá trị cần cập nhật, sau đó chọn copy ô tương ứng bên file Excel, chọn Paste Special/ Paste Link/ Keep Source Formatting.

Đơn giản chỉ với 2 bước trên bạn có thể tránh được quên copy số liệu lúc mới đổi thay hay cập nhật rồi nhé!

1 lưu ý nhỏ như sau:

Bạn nên lưu thành 2 file Word. 1 file để sử dụng cách trên còn 01 file back up số liệu.

Các số liệu bênWord sẽ tự động thay đổi cập nhật giá trị tương ứng bên file gốc Excel nếu thay đổi.

2. Trích xuất bảng tính sang dạng hình ảnh


Việc trích xuất bảng tính hoặc biểu đồ dạng hình ảnh tưởng chừng là một kỹ năng tương đối đơn giản nhưng lại rất ít người biết sử dụng hoặc chưa hề biết tới.

Bạn chỉ cần 01 bước vô cùng dễ dàng Copy và Paste Image. Vậy là có thể chuyển dữ liệu Excel thành dạng file hình ảnh 1 cách mau chóng và hiệu quả.

Điều này đơn giản và có thể nhiều người chưa biết cách sử dụng sao cho hiệu quả nhưng nó có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Đối với những tình huống người gửi file dữ liệu cho bên thứ ba và với mong muốn giữ nguyên số liệu và ko cho phép chọ chỉnh sửa số liệu thì đây là bí quyết hiệu quả nhất.

Bạn chỉ cần đánh dấu vùng dữ liệu mà bạn muốn xuất thành file hình ảnh.