Công việc đầu tiên của kế toán chính là va chạm với các chứng từ kế toán thực tế. Vậy lúc làm những công việc tập hợp chứng từ kế toán thì kế toán cần phải lưu ý những gì? Viện đào tạo kế toán Đức Minh xin phép được trình bày những vấn đề trên qua bài viết dưới đây



1. Chứng từ hóa đơn: phải tuân thủ 3 nguyên tắc: hợp pháp, hợp lý và hợp lệ




a) Hóa đơn chứng từ hợp pháp là:

- Hóa đơn do BTC (Tổng cục thuế) phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở kinh doanh.

- Hóa đơn do những cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng.

- Hóa đơn đã được Công ty làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn.

1 số rủi ro về hóa đơn đầu vào khi lấy: Doanh nghiệp có đàm phán mua bán hàng hóa dịch vụ là có thật, hóa đơn tài chính đầy đủ, trả tiền qua NH (>=20triệu); Nhưng Cty cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa DV này ko nằm trong khuôn khổ hoạt động đăng ký kinh doanh của Cty đó.

Ví dụ 1: Doanh nghiệp A ký hợp đồng với Doanh nghiệp B về việc cung cấp DV kế toán. Nhưng trong Giấy phép ĐKKD của DN A lại ko đăng ký kinh doanh mảng hoạt động này. Vì thế hóa đơn mà bên A xuất cho bên B là phi pháp

b) Hóa đơn hợp lệ là:

- Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự thích hợp với những thông lệ. Hóa đơn phải đáp ứng đầy đủ nội dung những chỉ tiêu và đề nghị ghi trên hóa đơn như:

+Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, bán, liên hệ Công ty mua, bán, mã số thuế, hình thức trả tiền (Tiền mặt hoặc chuyển khoản), số Tài Khoản (Nếu có);

+ Ghi rõ số trình tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, TS, tiền thuế GTGT (Nếu có), tổng số tiền thanh toán; số tiền bằng chữ;

+ Phải có chữ ký người mua, người bán, chữ ký của Giám đốc, nếu như không có chữ ký của Gám đốc thì phải có giấy giao cho và đóng dấu treo vào bên trên góc trái hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.

- Hóa đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 (có hiệu lự từ ngày 1/6/2014).

1 số lưu ý về hóa đơn về tính hợp lệ cần đảm bảo một số yêu cầu sau: ko vượt mức khống chế (Như chi phí quảng bá, tiếp thị, khuyến mại, chiết khấu trả tiền, ..).

- Tiền ăn trưa của mỗi người lao động: 680.000đ/người/tháng.

+ Chi trang phục: 5.000.000đ/ng/năm

+ Chi phí mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi

c) Hóa đơn hợp lý là:


- Lúc nói đến hóa đơn hợp lý là nhắc đến chi phí hợp lý. Chi phí có hóa đơn hợp pháp, hợp lệ vẫn chưa đủ, nó còn phải hợp lý: Nội dung trên hóa đơn phải đúng - thích hợp với nội dung kinh doanh và có liên hệ đến hoạt động SXKD trong phạm vi được cấp phép trên Giấy phép ĐKKD của Công ty.

Ví dụ 2: Hóa đơn chi phí ăn uống tiếp khách là hóa đơn hợp pháp nhưng hóa đơn ấy khi lấy về phải xem có liên hệ đến hoạt động SXKD hay không? Hoặc hóa đơn nhiên liệu lấy về quá nhiều trong khi Tổ chức ko có phương tiện vận tải.


2. Chứng từ ngân hàng:



- Giấy báo nợ: Ủy nhiệm chi, séc

- Giấy báo có: giấy báo có nộp tiền vào TK.

- Phiếu định khoản ngân hàng:

+ Sổ phụ NH.

+ Sao kê ngân hàng.

Những chứng từ ngân hàng thường phát sinh trong những khoản đàm phán mua bán hoặc các thương lượng khác liên quan qua ngân hàng của DN.



3. Những chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước:



- Là số tiền Tổ chức phải nộp như:

- Thuế TNDN (khi phát sinh số thuế phải nộp trong quý, hoặc quyết toán cuối năm).

- Thuế GTGT (khi phát sinh số thuế phải nộp).

- Thuế TNCN (Khi phát sinh thuế phải nộp).

- Những loại thuế, phí liên quan.



4. Phản ánh chứng từ



- Là định khoản các chứng từ phát sinh: Hóa đơn, NH, Bảng kê, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.

- Lưu ý khi phản ánh với chứng từ hóa đơn đầu vào: Phân biệt các hóa đơn đầu vào nhập kho xuất bán: được gọi là hóa đơn mua: nguyên nguyên liệu, hàng hóa, … và những hóa đơn mua về, mặt hàng phục vụ cho việc sản xuất, kinh doanh của Cty.