Chi phí trả trước dài hạn là 1 khoản chi phí mua công cụ dụng cụ (CCDC) về sử dụng, được phân bổ dần trong tháng và các kỳ hoạt động sxkd của Doanh nghiệp thông qua bảng phân bổ CCDC (xem tại kỳ 1).

Chi phí trả trước dài hạn là khoản chi phí có thời gian phân bổ trên một năm và ko quá 3 năm. lúc đến hạn phân bổ có thể kiểm kê và đánh giá lại công cụ dụng cụ.




1 - Một số trường hợp liên quan đến Chi phí trả trước dài hạn của kỳ trước tác động đến quá trình sản xuất kinh doanh của kỳ hiện nay


Trường hợp 1: CCDC năm 2014, kế toán định khoản ghi Nợ 242 / Có 111, nhưng quên chưa phân bổ và treo số dư trên 242. Năm 2016 kế toán nên định khoản làm bút toán điều chỉnh phân bổ sang Giá vốn ghi Nợ 632/ Có 242 để triệt tiêu Dư Nợ 242 trên bảng Cân đối số phát sinh.

Trường hợp 2: CCDC cuối năm 2014, khi kiểm kê đánh giá lại công cụ dụng cụ nhưng cả năm 2015 cũng không phân bổ, sang năm 2016 kế toán có thể giải trình là mua về cất vào kho chưa sử dụng, nên chưa tính phân bổ. Đầu năm 2016 bắt đầu đưa vào sử dụng nên kế toán nhập vào số dư ban đầu và tiếp tục phân bổ công cụ dụng cụ, thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm.


2 - Cách kiểm tra và xử lý những chứng từ công cụ dụng cụ của những năm trước được thực hiện theo các thứ tự dưới đây:



- Kiểm tra các Hợp đồng, hóa đơn liên quan đến các khoản chi phí này

Theo dõi Bảng phân bổ chi phí theo các năm (theo nguyên tắc Đầu – Cuối). Hàng tháng cần in bằng excel hoặc kết xuất dữ liệu từ phần mềm ra để lưu theo một cách nhất quán.

- Rà soát Chi phí trả trước đã được phân loại đúng chưa, khi trình bày trên báo cáo tài chính đã phù hợp chưa? Rà soát bảng Cân đối kế toán xem đã tách những khoản chi phí Nợ phải trả và chi phí hợp lý hay chưa?

Ví dụ: Viện kế toán Đức Minh trả trước tiền thuê nhà trong hai năm 2015 và 2016. Lúc lập BCTC năm 2016 Công ty phân loại khoản chi phí trả trước này vào ô mã số 261: Tài sản dài hạn trên Bảng cân đối kế toán.

- Kế toán cần tính toán hợp lý và phù hợp với chuẩn mực kế toán. Ghi nhận chi phí trả trước về nguyên giá và thời điểm ghi nhận theo Thông tư 133 và Thông tư 200 đã đúng hay chưa?

- Lưu ý:

Kế toán về thời gian phân bổ công cụ dụng cụ theo TT của BTC tại Điều 47/TT 200/2014-BTC quy định về nguyên tắc hạch toán Tài Khoản 242 chi phí trả trước như sau:



2.1 - Theo chế độ kế toán về Thời gian Phân bổ CCDC


….c) Việc tính và phân bổ chi phí trả trước vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ kế toán phải căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí để chọn lọc cách và tiêu thức hợp lý.

d) Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản chi phí trả trước theo từng kỳ hạn trả trước đã phát sinh, đã phân bổ vào những đối tượng chịu chi phí của từng kỳ kế toán và số còn lại chưa phân bổ vào chi phí.”

Đặc biệt, Theo Chuẩn mực số 01 quy định về nguyên tắc phù hợp tại mục số 6 -“Phù hợp 06 có quy định thêm như sau:



“…Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đấy. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của những kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đấy.”



Từ đấy cho thấy :

DN chọn lọc thời gian phân bổ công cụ dụng cụ cho phù hợp giữa doanh thu và chi phí.

Căn cứ vào thời gian sử dụng có ích của công cụ dụng cụ và doanh thu tương ứng trong kỳ để xác định chi phí phân bổ của công cụ dụng cụ

Căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí để lựa chọn thời gian và tỷ lệ phân bổ chi phí CCDC cho phù hợp



2.2 - Theo Quy định của Luật thuế về Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ


Tại Điều 4 TT 96/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định:

“….Đối với tài sản là bao bì luân chuyển, công cụ, dụng cụ, , … không phù hợp đủ điều kiện xác định là TSCĐ theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động SXKD trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm.”

Công ty tự xác định thời gian phân bổ công cụ, dụng cụ cho thích hợp.

Thời gian để phân bổ chi phí phương tiện, dụng cụ vào chi phí sản xuất, kinh doanh tối đa ko quá 3 năm.

Từ 01/01/2017 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của BTC không sử dụng Tài Khoản 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn, TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn. Nay gộp chung thành Tài Khoản 242 (Chi phí trả trước). Thuế cho phép mở thêm TK chi tiết nếu như Tổ chức muốn theo dõi chi tiết ngắn hạn và dài hạn, kế toán chỉ cần vào Danh mục Tài Khoản tự đặt thêm chi tiết cho dễ quản lý, Tổ chức sử dụng phần mềm (Fast và Misa) làm theo đường dẫn sau:


Giao diện Fast: Tổng hợp / Danh mục TK / Tích chọn Tài Khoản 242 / nhân bản / TK cần thêm 2421: Chi phí trả trước ngắn hạn / TK mẹ: TK 242 (tương tự cho Tài Khoản 2422- Chi phí trả trước dài hạn)

Giao diện Misa: Danh mục / TK / Hệ thống TK / Tích chọn TK 242 / thêm mới / Tài Khoản cần thêm 2421: Chi phí trả trước ngắn hạn / TK mẹ: Tài Khoản 242 (tương tự cho Tài Khoản 2422- Chi phí trả trước dài hạn)