Ngoài khoản lương được nhận mỗi tháng người lao động có thể được nhận thêm những khoản chi phúc lợi do công ty phụ cấp thêm. Vậy những chi phí này sẽ được kế toán hạch toán như thế nào? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau của Kế toán Đức Minh

1.Thế nào là chi phí phúc lợi?

- Chi phí phúc lợi là các khoản chi trực tiếp cho người lao động mà Cty có hóa đơn, chứng từ theo quy định mang tính chất phúc lợi như:

+ Chi cho đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình công nhân

+ Chi nghỉ mát, điều dưỡng, chi hỗ trợ điều trị cho người lao động

+ Chi hỗ trợ cho công tác đào tạo, bổ sung thêm tri thức học tập cho người lao động tại cơ sở đào tạo

+ Chi trợ giúp cho gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau

+ Chi cho khen thưởng thành tích học tập tốt của con cái của công nhân

+ Chi trợ giúp chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động và những khoản chi có thuộc tính phúc lợi khác theo hướng dẫn của Bộ tài chính

- Tổng số chi ko quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế”.

2. Định khoản chi phí phúc lợi trong Doanh nghiệp

- Căn cứ vào những quy định tại Khoản 4 Điều 1 Nghị Định số 91/2014/NĐ-CP ngày 1/10/2014 của Chính phủ, Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định Thu nhập chịu thuế TNCT TNDN đối với khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động nếu có tất cả hóa đơn, chứng từ và tổng số chi ko quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế

- Đối với Doanh nghiệp nhà nước, Doanh nghiệp có cổ phần, vốn góp chi phối của Nhà nước trong năm có các khoản chi có thuộc tính phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động đã tính vào chi phí được trừ khi xác định Thu nhập chịu thuế TNCT Thu nhập doanh nghiệp theo quy định nêu trên, nếu Công ty có trích lập quỹ phúc lợi theo quy định thì cần đáp ứng nguyên tắc 1 khoản chi phúc lợi ko định khoản trùng từ hai nguồn (tính vào chi phí và nguồn quỹ phúc lợi).

3. Tài Khoản sử dụng và các trường hợp ghi nhận

3.1.Tài khoản sử dụng: TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi

- Gồm có 4 Tài Khoản cấp 2:

+ TK 3531 - Quỹ khen thưởng: phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ khen thưởng của Cty.

+ TK 3532 - Quỹ phúc lợi: phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ phúc lợi của Cty.

+ Tài Khoản 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định: phản ảnh số hiện có, tình hình tăng, giảm quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ của Tổ chức.

+ TK 3534 - Quỹ thưởng ban điều hành điều hành công ty: phản ảnh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu Quỹ thưởng ban điều hành quản lý Tổ chức.

3.2.Các trường hợp ghi nhận định khoản chi phí phúc lợi

a) Trong năm khi tạm trích quỹ khen thưởng, phúc lợi, ghi:

Nợ TK 421 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối

Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).

b) Cuối năm, xác định quỹ khen thưởng, phúc lợi được trích thêm, ghi:

Nợ Tài Khoản 421 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối

Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).

c) Tính tiền thưởng phải trả cho người lao động viên và người lao động khác trong Tổ chức, ghi:

Nợ Tài Khoản 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531).

Có TK 334 - Phải trả công nhân.

d) Dùng quỹ phúc lợi để chi trợ cấp khó khăn, chi cho công nhân viên và công nhân nghỉ mát, chi cho phong trào văn hóa, văn nghệ quần chúng, ghi:

Nợ Tài Khoản 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)

Có các Tài Khoản 111, 112

đ) Lúc bán sản phẩm, hàng hóa trang trải bằng quỹ khen thưởng phúc lợi, kế toán phản ánh doanh thu không bao gồm thuế GTGT phải nộp, ghi:

Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có Tài Khoản 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).

e) Khi cấp trên cấp quỹ khen thưởng, phúc lợi cho đơn vị cấp dưới, ghi:

Nợ Tài Khoản 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534)

Có những TK 111, 112.

g) Số quỹ khen thưởng, phúc lợi do đơn vị cấp trên cấp xuống, ghi:

Nợ các Tài Khoản 111, 112,...

Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532).

h) Dùng quỹ phúc lợi ủng hộ các vùng thiên tai, hỏa hoạn, chi từ thiện… ghi:

Nợ Tài Khoản 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)

Có các TK 111, 112.

i) Lúc đầu cơ, mua sắm TSCĐ hoàn tất bằng quỹ phúc lợi đưa vào sử dụng cho mục đích văn hoá, phúc lợi của Doanh nghiệp, ghi:

Nợ Tài Khoản 211 - Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá)

Nợ Tài Khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ)

Có các Tài Khoản 111, 112, 241, 331,…

Nếu như thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì nguyên giá Tài sản cố định bao gồm cả thuế GTGT

Đồng thời, ghi:

Nợ TK 3532 - Quỹ phúc lợi

Có TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ.