Trường hợp 1: Mua CCDC qua kho (làm theo đúng chế độ kế toán kiểm toán)

Mua vào: khi mua CCDC về nhập kho

Nợ TK 153

Nợ TK 1331

Có TK 111,112,331

Xuất kho ra sử dụng:

Nợ TK 242/ Có TK 153

= > Khi xuất kho CCDC đưa vào sử dụng thì TK 153 sẽ giảm trong kho ( bằng đúng phần trị giá của CCDC đó) và chuyển chi phí qua tk 242 để phân bổ dần qua các kỳ Đưa phần chi phí phân bổ đó vào chi phí hợp lý trong kỳ qua bút toán Phân bổ chi phí cuối mỗi tháng

Phân bổ:

Nợ TK 6423,627,641.../ Có TK 242=(Nguyên giá)/ số tháng sử dụng (DN tự xem xét số tháng sử dụng)

Đặc điểm:

Làm dập theo chế độ kế toán, đúng chuẩn mực kế toán kiểm toán , theo giáo trình đã được đào tạo.
Những tài sản không đủ tiêu chuẩn TSCĐ thì phải đưa vào công cụ dụng cụ để phân bổ (vd :có trị giá nhỏ hơn 30tr, thời gian sử dụng trên 1 năm (dài hạn)....)
Là những tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp
Để đưa vào CCDC là những TS có tính chất hữu hình có thể sờ nắm, cảm nhận hình thái, màu sắc: máy tính, bàn ghế, máy in...

Trường hợp 2: Mua CCDC không qua kho mua về dùng ngay (làm theo thuế)

Mua vào:

Nợ TK 242

Nợ TK 1331

Có TK 111,112,331

Phân bổ:

Nợ TK 6423,627,641.../ Có TK 242 = (Nguyên giá)/ số tháng sử dụng (DN tự xem xét số tháng sử dụng)

Đặc điểm:

Không theo của chế độ kế toán, không đúng theo chuẩn mực kế toán kiểm toán theo giáo trình đã được đào tạo
Khi bị thanh kiểm tra sẽ giải thích theo lý luận là mua về dùng ngay nên không nhập kho cho thẳng vào TK 242 để phân bổ
Là những chi phí mang tính chất tiền tệ không thể sờ nắm mà chỉ có thể cảm nhận bằng cảm giác sự hài lòng về nó sản phẩm mang tính chất phi vật chất, như chuyến đi du lịch, thuê nhà ở, sửa chữa tài sản, quảng cáo...
Cho vào tài khoản này như tiền thuê nhà trả trước, hay thuê tài sản trả trước để sử dụng , nên cho vào TK này sẽ có những TS không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp

Kết quả số liêu phân bổ:

+ Về mặt kết quả số liệu thì 2 trường hợp đều như nhau

+ Nếu chọn trường hợp 2 thì sai sót này là không trọng yếu và rút bớt được một bút toán khi hạch toán.

+ Nếu chọn trường hợp 1 bị thêm một bút toán kết chuyển trung gian là TK 153

Rủi ro khi đi làm:

-Nếu chọn trường hợp 1 nhưng khi làm sổ sách kế toán quên chưa kết chuyển sang 142,242=> 153 vẫn còn số dư => Cơ quan thuế có quyền bóc chi phí này ra vì tài sản còn trong kho chưa dùng thì chưa thể tính chi phí nên ko thể tồn tại bút toán phân bổ:

Nợ TK 6423,627,641..../ Có TK 242=(Nguyên giá)/ số tháng sử dụng

Chi phí này được coi là không hợp lý

- Nếu chọn làm theo trường 2 thì kế toán sẽ theo dõi được CCDC vì đã có chi tiết trên bảng phân bổ CCDC và đã định khoản vào tk 242.

Lưu ý: Các DN nên phân bổ CCDC cụ thể theo ngày mua (hoặc ngày xuất CCDC) ra sử dụng, không nên làm tròn theo tháng.

VD: Mua máy tính Vaio ngày 15/01/2015 đưa vào sử dụng ngay

Ngày bắt đầu tính phân bổ là từ ngày 15/1/2015:
= tổng số ngày trong tháng – ngày đưa CCDC vào sử dụng + 1 (chính ngày đưa vào sử dụng) = 31-15 +1

Một số các phần mềm kế toán làm tròn theo tháng thì chi phí phân bổ sẽ không chính xác, nên:

Đối với CCDC có trị giá nhỏ, phân bổ trong thời gian ngắn thì kế toán để phần mềm phân bổ
Đối với CCDC có trị giá lớn và sử dụng lâu dài thì nên lập bảng Theo dõi CCDC ra excel, cuối tháng kế toán hạch toán lên trên phần mềm kế toán.