1. Hóa đơn
Căn cứ theo điểm 2.6 Phụ lục 1 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014
“2.6 Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

a) Sử dụng hóa đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau.
b) Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ: Sử dụng Phiếu xuất hàng gửi bán đại lý theo quy định đối với hàng hóa xuất cho cơ sở làm đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ.
- Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng khi bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở có hàng h0óa điều chuyển hoặc cơ sở có hàng hóa gửi bán (gọi chung là cơ sở giao hàng) để cơ sở giao hàng lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực tế tiêu thụ giao cho cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng.
- Trường hợp cơ sở có số lượng và doanh số hàng hóa bán ra lớn, Bảng kê có thể lập cho 05 ngày hay 10 ngày một lần. Trường hợp hàng hóa bán ra có thuế suất thuế GTGT khác nhau phải lập bảng kê cho hàng hóa bán ra theo từng nhóm thuế suất.”
Theo quy định trên, khi xuất hàng cho đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, được thực hiện như sau:
Đối với DN gửi hàng:
- Có 2 cách xuất hàng gửi đại lý:
1) Khi xuất hàng kèm hóa đơn GTGT (Hai bên cùng không kê khai thuế GTGT và thuế TNDN)
2) Khi xuất hàng lập Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, kèm theo Lệnh điều động nội bộ (không xuất hóa đơn GTGT)
Đối với đại lý:
- Khi bán hàng phải lập hóa đơn giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê khai hàng hóa bán ra để gửi cho DN gửi hàng. Căn cứ vào Bảng kê hàng hóa bán ra của đại lý, DN gửi hàng lập hóa đơn GTGT, kê khai thuế cho số hàng hóa thực tế tiêu thụ giao cho đại lý.
Lưu ý: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo mẫu ban hành kèm thông tư 39/2014/TT-BTC. Các bạn có thể lên cơ quan thuế để mua hoặc đăng ký sử dụng.
2. Thuế GTGT
Điều 5, khoản 7, điểm đ, e Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định về đối tượng không kê khai chịu thuế có quy định về hàng đại lý như sau:
“đ) Doanh thu hàng hóa dịch vụ nhận bán đại lý và doanh thu hoa hồng được hưởng từ hoạt động đại lý bán đúng giá quy định của bên giao đại lý hưởng hoa hồng của dịch vụ: bưu chính viễn thông, bán vé số, vé máy bay, ô tô, tàu hỏa tàu thủy, đại lý vận tải quốc tế; đại lý của các dịch vụ ngành hàng không, hàng hải mà được áp dụng thuế suất thuế GTGT 0%, đại lý bán bảo hiểm.
e) Doanh thu hàng hóa dịch vụ và doanh thu hoa hồng đại lý được hưởng từ hoạt động đại lý bán hàng hóa, dịch vụ thuộc diện không chịu thuế GTGT”
Điểm a Khoản 3 Điều 1 Thông tư 119/2014/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung điểm a khoản 8 Điều 11 Thông tư số 156/2013/TT-BTC) quy định về kê khai thuế GTGT đối với hoạt động đại lý như sau:
“a) Khai thuế GTGT đối với hoạt động đại lý
- Người nộp thuế là đại lý bán hàng hóa, dịch vụ hoặc đại lý thu mua hàng hóa theo hình thức bán, mua đúng giá hưởng hoa hồng không phải khai thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ bán đại lý, hàng hóa thu mua đại lý nhưng phải khai thuế GTGT đối với doanh thu hoa hồng đại lý được hưởng.”
Theo quy định trên, đối với hàng hóa, dịch vụ bán đại lý bán đúng giá không phải kê khai thuế GTGT, nhưng phải khai thuế GTGT đối với doanh thu hoa hồng đại lý được hưởng. Đó là hoa hồng mà đại lý bán đúng giá được hưởng do việc mình bán hàng cho DN gửi hàng. Số tiền này được DN gửi hàng trả cho Đại lý bán đúng giá được hưởng do việc mình bán hàng cho DN gửi hàng. Số tiền này được DN gửi hàng trả cho Đại lý bán đúng giá, và đại lý phải xuất hóa đơn cho DN gửi hàng, ghi rõ: Hoa hồng đại lý
- Đại lý kê khai thuế GTGT đầu ra và hạch toán doanh thu cho hóa đơn Hoa hồng đại lý
- DN gửi hàng kê khai thuế GTGT đầu vào và hạch toán vào chi phí bán hàng cho hóa đơn Hoa hồng đại lý
3. Hạch toán kế toán
3.1 Trường hợp sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, kèm theo Lệnh điều đồng nội bộ
a) Kế toán ở đơn vị giao hàng đại lý:
- Khi xuất kho sản phẩm, hàng hóa giao cho các đại lý phải lập Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Căn cứ vào phiếu xuất kho hàng gửi bán hàng đại lý, ghi:
Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán
Có TK 155, 156.
- Khi hàng hóa giao cho đại lý đã bán được, căn cứ vào Bảng kê hóa đơn bán ra của hàng hóa đã bán do các bên nhận đại lý hưởng hoa hồng lập gửi về kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131… (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)
Đồng thời phản ánh giá vốn của hàng bán rag hi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 157 – Hàng gửi đi bán.
- Số tiền hoa hồng mà DN phải trả cho đại lý hưởng hoa hồng, ghi:
Nợ TK 641, 6421 – Chi phí bán hàng (hoa hồng đại lý chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có các TK 111, 112, 131,…
b) Kế toán ở đơn vị nhận đại lý:
1) Khi nhận hàng:
Theo thông tư 200: Khi nhận hàng đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng. Bên đại lý theo dõi và ghi chép thông tin về toàn bộ giá trị hàng hóa nhận bán đại lý trong phần thuyết minh. Báo cáo tài chính.
- Theo Quyết định 48: Khi nhận hàng đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, kế toán phản ánh toàn bộ giá trị hàng hóa nhận bán đại lý vào tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán – Tài khoản 003. Khi nhận hàng đại lý, ký gửi ghi đơn bên Nợ TK 003, khi xuất hàng bán hoặc xuất trả lại hàng cho bên giao hàng ghi bên Có TK 003.
2) Khi bán hàng nhận đại lý ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131… (tổng giá thanh toán)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (giá giao bán đại lý + thuế)
(Lưu ý: Không ghi nhận doanh thu đối với hàng đại lý bán đúng giá)
- Định kỳ, khi xác định doanh thu hoa hồng bán hàng đại lý được hưởng, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có Tk 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
- Khi trả tiền bán hàng đại lý cho bên giao hàng ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có các TK 111,
- Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (giá bán trừ (-) hoa hồng đại lý)
3.2 Trường hợp sử dụng hóa đơn GTGT:
Khi sử dụng hóa đơn GTGT, kế toán hạch toán như đối với trường hợp giao hàng theo Phiếu xuất kho. Cả 2 bên đều không kê khai thuế GTGT và thuế TNDN. Cuối kỳ, bên nhận đại lý căn cứ vào sổ hàng bán còn tồn, để lập hóa đơn trả lại hàng, hoặc tiếp tục theo dõi chuyển kỳ sau.